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Erstellen Sie eine Outlook-E-Mail-Signatur, die professionell aussieht!

Erinnern Sie sich noch an die Zeit der gedruckten Visitenkarten und des Briefpapiers? Das waren einst unverzichtbare Geschäftsinstrumente, die wir in unserem digitalen Zeitalter nicht mehr brauchen. Aber wie können Sie Ihre E-Mails so gestalten, dass Sie sich als jemand erweisen, mit dem es sich lohnt, Geschäfte zu machen? Eine Outlook-E-Mail-Signatur ist ein idealer Weg, um Ihre Professionalität und Markenkonsistenz in Ihrer gesamten E-Mail-Kommunikation zu zeigen. Eine effektive Outlook-E-Mail-Signatur kann Ihre Karriere fördern, indem sie den Empfängern deutlich macht, dass Sie eine professionelle, vertrauenswürdige Person sind, die weiß, was sie tut. Sie müssen kein Grafikdesigner oder Computergenie sein, um eine wirkungsvolle Outlook-E-Mail-Signatur zu erstellen; befolgen Sie einfach diese einfachen Tipps.

 

Warum ist eine Outlook-E-Mail-Signatur wichtig?

Mit einer Outlook-E-Mail-Signatur können Sie bei Ihren Kontakten mit jeder E-Mail, die Sie versenden, einen Eindruck hinterlassen. Wenn Sie es richtig anstellen, kann sich Ihre Signatur positiv auf Ihren Ruf auswirken und Ihnen neue Karrierechancen eröffnen. Sie kann Ihnen auch helfen, einen schlechten Eindruck zu vermeiden, der Sie Geschäftsmöglichkeiten kosten könnte. Ihre E-Mail-Signatur - ob sie nun ein professionelles Logo oder ein Archivbild und Ihren Namen enthält - ist das erste, was die Empfänger sehen, wenn sie Ihre E-Mails öffnen. Wenn Ihre E-Mails voller Tippfehler, schlechter Grammatik und unprofessionellem Inhalt sind, wird Ihre Signatur Sie nicht vor den roten Fahnen retten können, die sie aufwirft. Eine E-Mail-Signatur ist zwar nicht für jede Nachricht, die Sie versenden, unerlässlich, kann aber für den E-Mail-Verkehr mit Kunden, Berufskollegen und Geschäftskontakten hilfreich sein. Mit einer E-Mail-Signatur können Sie auch Ihr Fachwissen zur Schau stellen und Ihren Kontakten die Möglichkeit geben, mehr über Sie und Ihre Arbeit zu erfahren.

 

Schaffen Sie eine erkennbare Markenpräsenz

Wenn Sie in einem kreativen Bereich tätig sind, sollten Sie Ihre E-Mails kennzeichnen, vor allem wenn Sie sie an Kunden oder Kollegen senden, die diese Nachrichten wahrscheinlich speichern. Eine Signatur hilft ihnen, Sie zu identifizieren. Sie können auch Links zu Ihren sozialen Medien, Ihrer Website oder andere nützliche Informationen wie Ihre E-Mail-Adresse oder einen Link zu Ihrer Voicemail hinzufügen. Vermeiden Sie es, mehr als drei Links in Ihre Signatur aufzunehmen, da die Empfänger durch zu viele Links abgeschreckt werden könnten. Achten Sie darauf, dass alle Ihre Links relevant sind. Wenn Sie Ihr Logo oder Ihr Branding einbinden möchten, ist es wichtig, dass Ihre Signatur professionell aussieht. Ziehen Sie in Erwägung, einen professionellen Designer mit der Erstellung eines Logos für Ihre Signatur zu beauftragen, wenn Ihre Computerkenntnisse der Herausforderung nicht gewachsen sind.

 

Ihre E-Mails sehen professioneller aus

Eine gute Signatur ist ein hervorragendes Mittel, um all Ihren E-Mails einen professionellen Anstrich zu verleihen, selbst wenn es sich um kurze, informelle E-Mails oder E-Mails an Personen handelt, die Sie nicht kennen. Eine Signatur kann Ihre Kontaktinformationen, Ihren Namen und eine kurze Nachricht enthalten, die den Ton Ihrer E-Mails angibt. Sie können auch Erwartungen bezüglich der Antwortzeiten und des allgemeinen Kommunikationsstils festlegen, z. B. formell oder informell. Ihre Signatur kann auch Links zu Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Profilen enthalten, aber stellen Sie sicher, dass diese für den Kontext Ihrer E-Mails geeignet sind. Ihre professionelle E-Mail-Signatur muss nicht aufwändig sein. Fassen Sie sich kurz und bündig und achten Sie darauf, dass sie mit Ihrer Markenidentität übereinstimmt.

 

Schritt für Schritt: So erstellen Sie eine effektive Outlook-E-Mail-Signatur

- Wählen Sie eine einheitliche Schriftart: Wählen Sie eine Schriftart, die leicht zu lesen ist und mit dem Rest Ihres Markenauftritts übereinstimmt. Vermeiden Sie die Verwendung von Schriftfarben oder Kursivschrift. - Fassen Sie sich kurz: Ihre Signatur sollte kurz und bündig sein und auf den Punkt kommen. Versuchen Sie nicht, alles über Ihr Unternehmen in Ihre Signatur aufzunehmen; heben Sie sich das für den Text Ihrer E-Mail auf. - Geben Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktinformationen und Ihr Markenzeichen an: Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Kontaktinformationen wie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben. Ziehen Sie den Namen und/oder das Logo Ihres Unternehmens in Betracht, aber übertreiben Sie es nicht. - Seien Sie vorsichtig mit besonderen Signaturen (wie Emojis): Emojis sind lustig und ansprechend, aber wenn Sie sie in Ihrer Signatur verwenden, können die Empfänger sie möglicherweise nicht interpretieren, es sei denn, sie haben die gleiche App auf ihrem Computer installiert. - Korrekturlesen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern ist.

 

Zusammenfassung

Eine E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Teil Ihrer digitalen Kommunikation. Sie ist ein guter Platz, um Ihren Namen, Ihre Kontaktinformationen und Ihr Firmenlogo aufzunehmen. Es ist auch ein guter Platz, um eine kurze Nachricht hinzuzufügen, die den Ton für Ihre E-Mails vorgibt. Halten Sie Ihre Signatur kurz und konsistent mit Ihrer Markenidentität. Ihre Signatur sollte außerdem frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sein. Eine effektive Outlook-E-Mail-Signatur kann Ihre Karriere fördern, indem sie den Empfängern deutlich macht, dass Sie eine professionelle, vertrauenswürdige Person sind, die weiß, was sie tut. Sie müssen kein Grafikdesigner oder Computergenie sein, um eine wirkungsvolle Outlook-E-Mail-Signatur zu erstellen; befolgen Sie einfach diese einfachen Tipps und probieren sie auch mal unsere Email Signatur Lösungen aus.

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So vermeiden Sie die URL Office 365 Exchange Autodiscover in Ihrem Posteingang 

Wenn Sie Office 365 betreiben und die Autodiscover -URL in Ihrem Posteingang vermeiden möchten, können Sie einige Dinge tun. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Autodiscover -URL auf die richtige Domäne eingestellt ist. In der Regel ist die Domain, die automatisch öffnet, die gleiche wie die, auf der die Mailbox gespeichert ist. Wenn es anders ist, könnte der Grund dafür sein, dass Sie einen anderen Webdienst für Ihre E-Mail verwenden, z. B. Office 365. Sobald Sie die URL haben, können Sie diese testen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Autodiscover-URL für Tests und geben Sie Ihre Benutzeranmeldeinformationen ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Autodiscover-Dienst, um sicherzustellen, dass die Einstellung korrekt eingestellt ist. Sie können auch die Autodiscover-URL unter der Registerkarte Protokoll sehen. Ein weiterer Grund, warum Autodiscover möglicherweise fehlschlägt, ist, wenn Sie einen anderen Host als Ihren aktuellen Anbieter verwenden.

Autodiscover in Microsoft Outlook Exchange

Wenn Sie Host -Anbieter wechseln, muss sich auch Ihre Autodiscover -URL ändern. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die beiden Autodiscover -URLs für das gleiche Konto unterschiedlich sind. Die Autodiscover -URL ist eine Schlüsselkomponente der des Microsoft 365 -Konfiguration. Dadurch kann Ihr Outlook Client auf die Funktionen Ihres Exchange -Servers zugreifen. Sie können auf Unified Messaging, zwischengespeicherte Austauschmodus und Offline -Adressbuch zugreifen. Wenn die URL geändert wird, verursacht dies Probleme mit der Konfiguration Ihres Outlook Clients. Manchmal funktioniert der Autodiscover Service nicht für Ihre Microsoft 365 -Konten. In diesem Fall können Sie das Problem mit einer internen Lösung beheben, dies wird jedoch nicht empfohlen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Namen-Datensatz zu erstellen. Dies hilft Ihnen, Autodiscover wieder zum Laufen zu bringen. Öffnen Sie dazu Microsoft Outlook -Web -Apps und sammeln Sie die Autodiscover -URL. Dies ist eine mühsame und zeitaufwendige Aufgabe. Neben der URL Ihrer Mailbox können Sie auch die Autodiscover -URL Ihres Exchange -Online Kontos überprüfen. Wenn Ihre Autodiscover -URL falsch ist, müssen Sie möglicherweise den Server aktualisieren und konfigurieren. Bei älteren Versionen von Outlook funktioniert Autodiscover möglicherweise nicht. In diesem Fall können Sie sich mit Microsofts Help and Recovery Assistant wenden. Wenn Ihre Autodiscover-URL nicht korrekt eingerichtet ist, können Sie Fehler suchen, indem Sie das Test-Outlookwebservices-CMDLet ausführen. Sie können auch versuchen, auf den Exchange -Server zuzugreifen, indem Sie eine gültige E-Mail-Adresse verwenden. Das CMDLET finden Sie in C:ProgrammdateienmicrosoFtexchange Serverv14Scripts.

Weitere Informationen zu interessanten Plugin Lösungen finden Sie hier. Z.B der Notification Agent - Erhalten Sie E-Mail-/Pop-up-/SMS-Benachrichtigungen über Änderungen, einschließlich Berichte über unerledigte Aufgaben und ungelesene Nachrichten.

 

 

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Wie unterscheidet sich ein Plugin, Add-In oder Add-On voneinander?

Wie unterscheidet sich ein Plugin, Add-In oder Add-On voneinander?

Wenn Sie beispielsweise nach einem Microsoft Office-Add-in, einem Outlook-Add-in oder einem anderen Add-in für Microsoft-Software suchen, können Sie auch auf Begriffe wie z. B. Outlook Plugin, oder Add-ons, z. B. Microsoft Teams Add-Ons treffen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Plug-in, einem Add-in und einem Add-on? Und was hat es mit den verschiedenen Schreibweisen von Plugin, Addin und Add on auf sich? Lasst uns erstmal mit den Definitionen von den verschiedenen Bezeichnungen anfangen, und dann können wir uns genauer die Unterschiede zwischen den einzelnen Computerprogrammen betrachten. In diesem Bericht schauen wir uns das Add-In genauer an.

Was ist ein Add-In?

Ein Add-In ist ein Softwareprogramm, das einer bestehenden Anwendung zusätzliche Funktionen hinzufügt. Diese kleinen Softwareprodukte werden in der Regel von Drittentwicklern erstellt und sind in der Regel für eine bestimmte Anwendung konzipiert. So gibt es z.B. welche für Microsoft Word und Excel, die diesen Programmen mit zusätzlichen Funktionen erweitern können. Ein Addin, Plugin oder Addon beziehen sich alle auf die gleiche Funktionalität eines Addins.

Add-Ins dieser Art stammen entweder vom Hersteller des Hauptprogramms oder von Drittanbietern entwickelt. Ein Add-in ist in der Regel nicht im Standardpaket der Hauptsoftware enthalten, sondern kann später vom Benutzer oder Administrator verfügbar gemacht werden.

Diese Softwareprogramme funktionieren normalerweise nicht ohne die Hauptsoftware. Ein Add-In kann auf einem Computer (z. B. einem Desktop), einem Server oder einer Cloud installiert werden. Es gibt einige kostenlose und es gibt manche, für die Sie bezahlen müssen.

Und was bedeutet Add-ins, wenn man diesen Begriff direkt übersetzt?

Add-Ins sind Erweiterungen oder Zusätze zu einem bestehenden Programm. Sie können neue Funktionen hinzufügen oder vorhandene Funktionen erweitern.

Das Wort "add" kann man aus dem Englischen herleiten und wenn übersetzt ins Deutsche bedeutet "hinzufügen". Das Englische "in" hat auch die gleiche Bedeutung wie das Deutsche "in". Im Wesentlichen handelt es sich also um einen "Hinzufügung zu etwas", hier das Beifügen von zusätzlicher Software zu einem Hauptprogramm.

Interessant ist auch, dass die Begriffe "Plugin", "Add-on", "App", "Erweiterung" und "Integration" werden oft synonym mit dem Ausdruck "Add-in" angewendet. Der internationale Hard- und Softwareentwickler Microsoft beispielsweise verwendete zunächst den Ausdruck "Apps for Office" für Office-Erweiterungen wie Outlook 2013. Allerdings seit Outlook 2016 bezeichnet Microsoft diese Erweiterungen nun als "Office Add-Ins". Dies gilt für Outlook 2019, Outlook 2021, Outlook für Office 365 und Outlook für Microsoft 365. Der Grund für diese Namensänderung ist, dass Microsoft den Ausdruck "Office Apps" für die Download-Versionen seiner Programme wie Excel, Word, Outlook oder PowerPoint, zum Beispiel aus Apples App Store, aus dem Google Play Store oder aus dem Microsoft Store, verwenden wollte.

Und was hat es mit der Schreibweise von den Begriffen Addins, Plugin, Add-On auf sich? Und wann verwendet man welche Bezeichnung?

Die Schreibweise dieser Tools ist unterschiedlich, manchmal mit Bindestrich wie Plug-in, Add-on und Add-in, manchmal ohne wie Plugin, Addon und Addin. Die Schreibweise mit Bindestrich ist eigentlich die originale Schreibweise. Der Bindestrich wurde im Laufe der Zeit weggelassen, und aus Outlook Add-Ins wurden Outlook Addins.

Außerdem hat es sich vor allem bei Microsoft durchgesetzt, dass beim Schreiben mit Bindestrich die beiden durch den Bindestrich verbundenen Wörter groß-geschrieben werden müssen, also z.B. also Add-On statt Add-on, Plug-In statt Plug-in und Add-In statt Add-in. 

Schauen Sie sich doch einmal die Software Lösungen von gangl.de an. Z.B. unser Birthday Agent. Dieses Softwareprogramm hilft dabei, dass Sie keinen Geburtstag mehr vergessen und automatische Wünsche herausgeschickt werden. Ein anderes sehr hilfreiches Programm ist unser ContactsAround, mit welchem Sie schauen können, wer noch bei Ihnen in der Gegend gerade sitzt und wen Sie noch einen Besuch abstatten könnten.

Melden Sie sich gerne! Wir freuen uns auf Ihre Nachricht oder Anruf. 

 

 

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Wie legt man ein neues Microsoft Outlook Profil an?

Wie legt man ein neues Microsoft Outlook Profil an? Und wie kann man diese Transition optimieren?

Um sich ein Outlook Profil anzulegen, muss man erstmal schauen, was genau ein Outlook Profil ist, und was die Vorteile sind ein neues Profil anzulegen.

Ein Outlook-Profil ist eine Sammlung von Einstellungen, die festlegen, wie Outlook eine Verbindung zu E-Mail Servern herstellt, um E-Mail-Nachrichten zu senden und zu empfangen. Die Einstellungen in einem Outlook-Profil umfassen den Namen des Benutzers, die E-Mail-Adresse und das Kennwort für das Konto.

Outlook-Profile sind das Herzstück des Microsoft Outlook. Ein Outlook-Profil wird automatisch eingerichtet, wenn Sie Outlook zum ersten Mal anlegen oder starten. Es kann später geändert werden, und es können zusätzliche Profile erstellt werden.

Haben auch Sie ab und an Probleme mit Microsoft Outlook, die einfach nicht behoben werden können? Für manche Probleme gibt es keine Einheitslösung. Ist eine komplette Neuinstallation von Outlook die einzige Option? - Zum Glück nicht! Bevor Sie zu einer radikalen Neuinstallation greifen, versuchen Sie zunächst, ein neues Outlook-Profil zu erstellen. In einem Outlook-Profil werden u. a. E-Mail-Konten und Verweise auf Datendateien gespeichert.

Das Profil kann verwendet werden, um mehrere Benutzer zu verwalten, ohne dass diese ihr eigenes Windows-Benutzerprofil haben müssen.

Ein Outlook-Profil ist ungünstigerweise tendenziell fehlerträchtig und muss daher unter Umständen bereinigt, repariert oder im schlimmsten Fall frisch erstellt werden. Das Problem bei der Neuerstellung liegt vor allem darin, dass alle E-Mail-Konten nochmal eingegeben werden müssen. 

Um ein neues Microsoft 365 Outlook-Profil zu erstellen, müssen Sie die Systemsteuerung öffnen und auf das Symbol "Mail" klicken. Hier müssen Sie auf die Schaltfläche "Profile anzeigen" und dann auf "Hinzufügen" klicken. Sie werden dann aufgefordert, einen Namen für Ihr neues Profil einzugeben und die Datendatei auszuwählen, die Sie für dieses Profil verwenden möchten.

Zu beachten beim Auffrischen von dem Outlook Profil ist, dass man auch die Einstellungen der E-Mail-Adresse und des Passwortes vergisst. Es wäre also ratsam, sich diese beiden Informationen vor dem Löschen des alten Outlook-Profils zu notieren und sie für das neue Profil einzusetzen.

Wenn Sie Ihr altes Outlook-Profil nicht löschen möchten, können Sie stattdessen versuchen, es zu exportieren und importieren, um eine aktuelle Version zu erstellen. Dies ist jedoch keine Garantie für das Erhalten aller alten Daten in Ihrem neuen Profil.

Die Vorteile von einem Outlook Profil sind:

-Es kann helfen, Ihre E-Mail-Konten zu verwalten.

-Es kann automatisch E-Mails senden und empfangen.

-Es kann Ihnen helfen, Termine zu planen und zu verwalten.

-Sie können Ihr Profil so anlegen, dass es Ihre Kontakte und andere wichtige Informationen speichert.

Profil neu konfigurieren - Outlook und Exchange Integration

Vor dem Anlegen eines neuen Profils kann es sich lohnen, das Profil zunächst zu reinigen. Durch den Bereinigungsprozess werden ungültige Profilschlüssel entfernt und die Standardregistrierungsschlüssel möglicherweise wieder angefertigt. Es ist wichtig zu beachten, dass Outlook-Profile keine Outlook-Einstellungen speichern, sondern nur Einstellungen für E-Mail-Konten und Datendateien.

Wie kann man das Profil neu aufbauen und konfigurieren?

Wenn Ihr Outlook-Profil nicht richtig funktioniert, kann dies die Startzeit des Programms verlangsamen und schließlich verhindern, dass Ihr Profil überhaupt geöffnet wird. Es gibt keine Möglichkeit, das Problem ohne spezielle Werkzeuge manuell zu beheben.

Allerdings bietet gangl verschiedene Lösungen an, die dabei helfen können, das Profil (wie z.B. die Kontakte oder der Kalender) zu synchronisieren. Eine sehr gute Lösung ist das AddMailbox Add-in für Windows. Mit dieser Integration können Sie Ihr Postfach aus Office 365 oder mehrere Konten hinzufügen oder entfernen. Und das mit kleinem Aufwand. Die Zeit, die normalerweise für zeitaufwändige Einzelschritte benötigt wird, kann sicherlich besser genutzt werden.

Ein anderes hilfreiches Tool für Ihr Outlook und Exchange ist ein CRM Integration Tool, welches dabei hilft, kundenrelevanten Daten so einzurichten, dass sie visualisiert aufgerufen werden können um Kundentermine besser und strategischer zu planen. Mit ContactsOnMap bekommen Sie nicht nur ausführliche Standortinformationen direkt aus Ihren Outlook Kontakten, die Software erweitert Outlook auch um wertvolle Kontaktmanagement-Funktionen und bietet einen wesentlichen Mehrwert für Ihre tägliche Arbeit.

Weitere Informationen erhalten Sie hier oder wenn Sie Support mit Ihrem Microsoft Exchange Server benötigen, schicken Sie uns gerne eine E-Mail an info@gangl.de oder rufen Sie uns an +49 (0) 7173 9290-53. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

 

 

 

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SMS Versand aus Microsoft Outlook

SMS Versand aus Microsoft Outlook

Schicken Sie ganz einfach eine SMS per Microsoft Outlook. Was für ein tolles Feature! Jetzt kann man mit ein paar Klicks eine SMS Nachricht vom Computer aus erstellen und an beliebige Empfänger schicken.

Vor ein paar Jahren war es noch fast unmöglich, SMS Textnachrichten vom Computer aus zu schreiben und an eine Handynummer zu senden. Es gab Schritt-für-Schritt-Anleitungen, aber die meisten von uns wollten nicht so viel Mühe aufwenden. Heutzutage ist es dank einiger großartiger Plugins für Microsoft Outlook sehr einfach. Alles was Sie brauchen ist ein Plugin, das Ihr Outlook mit Ihrem Handy verbindet. Sobald Sie es installiert haben, können Sie SMS Textnachrichten direkt aus Outlook erstellen und SMS versenden. Es gibt viele verschiedene Plugins, aber ich persönlich finde das Plugin "SMS for Outlook" am besten. Alles, was man braucht, ist ein Plugin, das Sie per Outlook verwenden. Sie kriegen das Plugin hier.

Um eine SMS über Microsoft Outlook zu versenden, gehen Sie einfach zum Menü "Neu" und wählen Sie "Textnachricht (SMS)" aus der Dropdown-Liste. Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers in das Feld "An" ein und schreiben Sie Ihre Nachricht in den Text der E-Mail. Klicken Sie auf "Senden", um Ihre SMS zu versenden.

Mit Outlook SMS Versand einfach einrichten

SMS verschicken leicht gemacht! Und die Kosten sind weitaus niedriger und es geht einfach schneller.

Doch wer hat eigentlich diese Erfindung gemacht?

Ein Schwedischer Ingenieur namens Matti Makkonen (ehemals Matti Paavo Airola) entwickelte 1984 die erste SMS. In den 80ern gab es zwar schon Handys, aber diese konnten noch keine Textnachrichten verschicken.

Der Grundgedanke von Matti Makkonen war es, kurze Nachrichten bequem und schnell zu verschicken. Wäre das heute nicht auch noch praktisch? Damals war allerdings der Preis für eine SMS sehr hoch. So mussten die Nutzer viel Geld investieren, wenn sie regelmäßig eine Textnachricht an einen Bekannten oder Verwandten versendet haben wollten. Die SMS ist bis heute eine beliebte Art Nachrichten zu verschicken. Und jetzt auch leicht zu aktivieren und einfach SMS mit Outlook verwenden.

Wenn Sie auch Outlook SMS einrichten möchten, oder für Ihr Unternehmen, dann melden Sie sich einfach unter  +49 (0) 7173 9290-53 oder schicken Sie uns eine E-Mail info@gangl.de.

 

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